Datenschutzerklärung.

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Analyse-Tools und Tools von Drittanbietern

Beim Besuch dieser Website wird Ihr Surf-Verhalten nicht ausgewertet. Diese Website setzt keine Analyseprogramme, Tracking-Dienste oder vergleichbaren Tools von Drittanbietern ein.

Externes Hosting

Diese Website wird extern gehostet. Auf den Servern unseres Hosters fallen die technischen Zugriffsdaten an, die beim Aufruf der Website entstehen (siehe „Server-Log-Dateien“ in Abschnitt 4). Ein Kontakt- oder sonstiges Eingabeformular besteht auf dieser Website nicht; unsere E-Mail-Postfächer werden nicht beim Hoster, sondern über Microsoft 365 betrieben (siehe „Anfrage per E-Mail und Telefon“ in Abschnitt 4).

Das externe Hosting erfolgt im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unser Hoster verarbeitet Ihre Daten nur insoweit, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist, und befolgt unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten.

Wir setzen folgenden Hoster ein:
Hostinger International Ltd.
61 Lordou Vironos Street
6023 Larnaca
Zypern

Der Server für diese Website steht in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland. Sicherungskopien werden in Frankreich gespeichert. Beide Standorte liegen innerhalb der Europäischen Union; eine Übermittlung in ein Drittland findet hierbei nicht statt.

Setzt der Hoster darüber hinaus Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU ein (z. B. für Netzwerk- oder Sicherheitsdienste), ist dies durch geeignete Garantien – insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln – abgesichert; die jeweils aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist beim Hoster abrufbar.

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Julian Ries
Ries Projektmanagement
Walter-Hallstein-Straße 25b
55130 Mainz

Telefon: +49 176 32714210
E-Mail: kontaktries-pm.eu

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet. Weitere Pflichtangaben finden Sie im Impressum.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich.

Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf der eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
www.datenschutz.rlp.de

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt.

Server-Log-Dateien

Beim Aufruf dieser Website übermittelt Ihr Browser automatisch technische Informationen, die unser Hoster in Server-Log-Dateien speichert: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Datum und Uhrzeit der Serveranfrage sowie die IP-Adresse.

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Grundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Auslieferung sowie an der Sicherheit und Stabilität dieser Website. Die Log-Dateien werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind; im Fall sicherheitsrelevanter Ereignisse werden die betroffenen Einträge bis zur abschließenden Klärung aufbewahrt. Die konkrete Speicherdauer ergibt sich aus der Systemkonfiguration unseres Hosters (siehe Abschnitt 2).

Cookies

Diese Website verwendet keine Cookies und keine vergleichbaren Techniken zur Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder zum Zugriff darauf. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist daher nicht erforderlich.

Schriftarten (lokal gehostet)

Diese Website bindet Schriftarten ein, die lokal auf dem Server dieser Website gespeichert sind und von dort ausgeliefert werden. Eine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Dritten findet dabei nicht statt; es werden hierfür keine personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt.

Anfrage per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Im Kontaktbereich dieser Website stellen wir unsere Telefonnummer als Wählverbindung („tel:“-Link) bereit. Der Link stellt selbst keine Verbindung her; er übergibt die Nummer lediglich an die Telefonanwendung Ihres Geräts. Rufen Sie an, erreichen Sie einen Mobilfunkanschluss. Die dabei anfallenden Verbindungsdaten (insbesondere Ihre Rufnummer, sofern Sie sie nicht unterdrücken, sowie Zeitpunkt und Dauer des Gesprächs) verarbeiten die beteiligten Telekommunikationsanbieter in eigener Verantwortlichkeit. Wir zeichnen Telefongespräche nicht auf.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt; im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unsere E-Mail-Postfächer werden über Microsoft 365 (Exchange Online) betrieben; Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland („Microsoft“). Microsoft verarbeitet die Inhalte Ihrer Nachricht weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter.

Der Datenspeicherort unseres Microsoft-365-Mandanten ist auf die Region Deutschland festgelegt; die Inhalte unserer Postfächer werden daher grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet (Microsoft „EU Data Boundary“).

Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; maßgeblich ist der „Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA)“ als Bestandteil unserer Microsoft-365-Lizenz. Vertrieb und Rechnungsstellung in Deutschland erfolgen über die Microsoft Deutschland GmbH, Walter-Gropius-Straße 5, 80807 München. Ein Zugriff aus einem Drittland – insbesondere durch die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA – kann in eng begrenzten Fällen nicht ausgeschlossen werden, etwa bei technischem Support, Sicherheitsmaßnahmen oder aufgrund gesetzlicher Herausgabepflichten gegenüber US-Behörden (u. a. nach dem US CLOUD Act). Als Garantie für diese Übermittlung haben wir mit Microsoft die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) im Rahmen des DPA vereinbart; ergänzend ist Microsoft nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung; das Microsoft-DPA ist zudem öffentlich abrufbar. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Microsoft unter privacy.microsoft.com.

Ihre Anfrage verbleibt bei uns, bis der Zweck der Speicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung), Sie uns zur Löschung auffordern oder eine erteilte Einwilligung widerrufen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Anbahnung und Abwicklung von Aufträgen

Führt Ihre Anfrage zu einer möglichen Zusammenarbeit, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und die Angaben zu Ihrem Anliegen darüber hinaus, um Ihnen ein Angebot zu unterbreiten, einen Vertrag anzubahnen und – im Fall einer Beauftragung – den Auftrag abzuwickeln und abzurechnen. Die Angabe dieser Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben; ohne sie können wir Ihnen jedoch kein Angebot erstellen und keinen Auftrag abwickeln.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung), für die Rechnungslegung und Aufbewahrung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Nach Abschluss bewahren wir Vertrags- und Rechnungsunterlagen im Rahmen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen auf (regelmäßig sechs, acht oder zehn Jahre - vergleiche § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB); danach werden die Daten gelöscht.

Für Angebote, Rechnungen und Buchhaltung setzen wir „sevDesk“ ein, einen Dienst der sevDesk GmbH, Im Unteren Angel 1, 77652 Offenburg. sevDesk verarbeitet die dabei anfallenden Kontakt- und Vertragsdaten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; die Speicherung erfolgt in Rechenzentren in Deutschland. Einzelheiten entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von sevDesk: sevdesk.de/datenschutz. Weitere Empfänger können unser Steuerberater sowie, soweit gesetzlich vorgeschrieben, die Finanzbehörden sein.

Verlinkung auf LinkedIn

Diese Website verlinkt im Kontaktbereich auf die LinkedIn-Seite des Betreibers. Dabei handelt es sich um einen einfachen Verweis (Hyperlink) und nicht um ein Social-Media-Plugin; es werden keine Inhalte von LinkedIn eingebettet. Beim bloßen Aufruf dieser Website werden keine Daten an LinkedIn übertragen. Erst wenn Sie den Link aktiv anklicken und die Seite von LinkedIn aufrufen, verarbeitet die LinkedIn Ireland Unlimited Company Ihre Daten in eigener Verantwortung. Einzelheiten entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von LinkedIn: de.linkedin.com/legal/privacy-policy.

Microsoft Teams

Für Erstgespräche und Online-Besprechungen mit Interessenten und Kunden nutzen wir „Microsoft Teams“, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland („Microsoft“). Vertrieb und Rechnungsstellung in Deutschland erfolgen über die Microsoft Deutschland GmbH, Walter-Gropius-Straße 5, 80807 München; Auftragsverarbeiterin im datenschutzrechtlichen Sinne bleibt die Microsoft Ireland Operations Limited.

Der Datenspeicherort unseres Microsoft-365-Mandanten ist auf die Region Deutschland festgelegt. Die zugehörigen Kundendaten – einschließlich der Inhalts- und Verbindungsdaten aus Teams-Besprechungen – werden daher grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet (Microsoft „EU Data Boundary“).

Nehmen Sie an einer Teams-Besprechung teil, verarbeitet Microsoft die dafür erforderlichen Daten: Ihren angezeigten Namen und ggf. E-Mail-Adresse und Profilbild; bei telefonischer Einwahl Ihre Telefonnummer und das Herkunftsland; Meta- und Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Angaben zu Gerät, Betriebssystem und Client-Version sowie Zeitpunkt und Dauer der Teilnahme; außerdem die Ton-, Bild- und Text-(Chat-)Inhalte, die Sie während der Besprechung übertragen, einschließlich einer etwaigen Bildschirmfreigabe.

Standardmäßig werden Besprechungen nicht aufgezeichnet, nicht transkribiert und nicht durch KI-gestützte Funktionen (z. B. Live-Untertitel oder automatische Zusammenfassungen) ausgewertet.

Eine Aufzeichnung, Transkription oder KI-gestützte Zusammenfassung erfolgt nur, wenn wir dies zu Beginn der Besprechung ankündigen und alle Teilnehmenden zustimmen. Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, löschen wir die betreffende Aufzeichnung, das Transkript bzw. die Zusammenfassung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Verweigern Sie die Zustimmung, wird die Besprechung ohne diese Funktionen durchgeführt.

Im Fall einer Einwilligung verarbeitet Microsoft die Bild-, Ton- und Textinhalte der Besprechung sowie das daraus erzeugte Transkript bzw. die Zusammenfassung. Diese Aufzeichnungen und Transkripte speichern wir in unserer Microsoft-365-Umgebung (Aufzeichnungen in OneDrive/SharePoint, Transkripte im Besprechungschat); es gelten dieselben Angaben zu Speicherort, Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlung wie in diesem Abschnitt beschrieben. Wir löschen sie, sobald der Zweck der Besprechung erfüllt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung des Gesprächs. Findet dieses im Rahmen einer bestehenden oder angebahnten vertraglichen Beziehung statt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer effizienten, ortsunabhängigen Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; maßgeblich ist der „Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA)“ als Bestandteil unserer Microsoft-365-Lizenz. Microsoft verarbeitet die Daten weisungsgebunden zur Bereitstellung des Dienstes.

Ein Zugriff aus einem Drittland – insbesondere durch die Muttergesellschaft Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA – kann in eng begrenzten Fällen nicht ausgeschlossen werden, etwa bei technischem Support, Sicherheitsmaßnahmen oder aufgrund gesetzlicher Herausgabepflichten gegenüber US-Behörden (u. a. nach dem US CLOUD Act). Als Garantie für diese Übermittlung haben wir mit Microsoft die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) im Rahmen des DPA vereinbart; ergänzend ist Microsoft nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung; das Microsoft-DPA ist zudem öffentlich abrufbar.

Chat-Inhalte und Besprechungsdaten werden gelöscht, sobald sie für den genannten Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Entsteht aus dem Gespräch ein Auftrag, richtet sich die Aufbewahrung nach den dann geltenden vertraglichen und gesetzlichen Fristen. Im Übrigen richtet sich die Speicherung nach den Microsoft-Vertragsbedingungen.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Microsoft unter privacy.microsoft.com.